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春は出会いと別れの季節。送別会や歓迎会で幹事を任されて、どうしよう!?と思っている会社員の方も少なくないと思います。今回はスムーズに飲み会が進行するよう、幹事の役割などをご紹介します。

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歓送迎会で幹事の仕事とはどんなこと?

まず、幹事の仕事はさまざまあります。飲み会のとりまとめをするわけですが、飲み会の日までに日程を決める、お店を決める、歓送迎会のお知らせを参加者に出す、参加者を確認する、という仕事があります。

歓送迎会のお知らせには日時、店名、地図、会費、予約した人の名前、緊急連絡先を記載したものをメールで出します。歓送迎会当日は少し早めにお店に着くようにします。ぼちぼち人数が集まってきたら、まず飲み物を注文して乾杯をしましょう!遅れてきた人がいたら、その人の飲み物がきたらまたみんなで乾杯をします。

あとは、その席で花を贈呈したり、余興をする場合はその仕切りも行います。全てが終わり、お店に清算するまでが幹事の仕事です。

歓送迎会の幹事で気の利いた挨拶とは

例えば新入社員のための歓迎会の場合、職場の人たちは互いの情報を知りません。

そこで事前に新入社員の情報を聞いておきます。そうすると「○○さんは△△出身で、趣味は□□です。」といった情報を社員の人たちに与えることができ、それを聞いて同じ出身地の人や、共通の趣味を持った社員が話しかけやすくなり、場の雰囲気も和みます。このような気配りができれば、新入社員からも職場の人たちからもいい評価を得られるでしょう。

また、会社に入ったばかりの新人は緊張しています。そこで幹事が自分が新人だったころの失敗談やエピソードなど、笑い話をすれば新入社員の緊張もほぐれるでしょう。

歓送迎会の幹事をスムーズに進行させるコツ

歓送迎会をスムーズに進行させるためのコツとして、会場となるお店は交通の便が良い場所、店員の接客態度も悪くないお店、店内の音楽や音量などもチェックできればしておきます。そして、出席する人を把握し座席の配置も考えておきます。また、会費は当日はバタバタしてしまうので、出欠の確認を兼ねて前日までに済ませておくとよいです。

時間内に飲み会を終了させるため、ラストオーダーでーす。など終了の合図を出し、全員にお茶を出してもらうのも、ダラダラと延長させないコツです。歓送迎会終了後も忘れ物がないかチェック、全員揃っているか確認できれば、気持ち良く飲み会が完了できます。

まとめ

一見やる事が多く、面倒くさそうに感じる幹事の役割ですが、積極的に引き受けることをおススメします。なぜなら幹事には、実は仕事のノウハウがギッシリと詰まっているのです。

若い世代で仕切る経験が少ないとき、真剣に幹事をやれば小さなプロジェクトに匹敵するくらい、仕事をする上で身につけたいものが得られます。

仕事のスキルアップや得をすることが多い幹事役。せっかくやるならモチベーションをあげて前向きに取り組みたいですね。

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